契約書をメールで送っていると、宛先を間違えることが一度はあります。似た社名が並んでいたり、入力補完が別のアドレスを選んでしまったり。そのときファイルがそのまま開いてしまうと、後から手の打ちようがありません。
開くためのパスワードをかけておけば、宛先を誤っても中身までは漏れません。取引先の社内規定で暗号化を求められる場面もあります。
手順
- 1パスワードをかける契約書のPDFを用意します。
- 2下のボタンからパスワード設定ツールを開き、ファイルをアップロードします。
- 3開くためのパスワードを入力し、確認欄に同じ値をもう一度入力します。
- 4ダウンロードしたファイルを別の端末で開き、実際に尋ねられるか確認します。
先に知っておくと安心なこと
- この機能が制限するのは「開くこと」だけです。一度開いたあとは印刷もコピーもできます。そこまで制限したい場合は「PDF権限設定」を併せてお使いください。
- パスワードを忘れると元に戻せません。ブラウザ内だけで処理するため、こちらでも値は分かりません。かける前の原本を別に保管してください。
- パスワードはファイルとは別の経路で伝えてください。同じメールに両方を書くと、かけた意味がほとんどなくなります。
- 取引先名や日付など推測しやすい値は避けてください。思いつかなければ「パスワード生成」で作れます。